BYOD o CYOD: ¿usar móvil de empresa o propio?

La adopción de nuevas prácticas tecnológicas en la empresa, derivadas de la movilidad -uso de dispositivos móviles para realizar la actividad profesional, muy básicamente- contiene dos grandes tendencias, o caminos, según la propiedad de los recursos sea de la compañía o del empleado. Estas son BYOD (Trae tu propio dispositivo, por sus siglas en inglés, de Bring Your Own Device) y CYOD (Elige tu propio dispositivo, Choose Your Own Device). La elección no es baladí, aunque pudiera parecer simple. ¿Es conveniente que los empleados usen su propio móvil/tablet, o es preferible que la empresa les proporcione uno?

Elegir un camino u otro no es tan sencillo como parece. Lo primero que se nos viene a la cabeza es el ahorro, en el caso del gestor de empresa, y la comodidad, en el del empleado que utiliza un dispositivo que le es familiar. Pero conviene pararse a pensar en los pros y los contras de ambas opciones antes de adoptar una política determinada para nuestra firma. 

Seguridad

Probablemente el aspecto más importante, que habrá que evaluar en función de las políticas actuales de seguridad digital de la firma. El hecho de que un empleado pueda almacenar información sensible de la empresa –clientes, prototipos, propuestas, etc.- representa un riesgo en caso de que su dispositivo personal se pierda o sea robado.

Mirándolo por otro ángulo, también es posible que un virus, troyano o malware den el salto desde el dispositivo hasta la red interna de la empresa. Con la cantidad de archivos potencialmente infectados que manejamos –desde correo con adjuntos a lo que nos envían nuestros contactos por WhatsApp- esta opción representa un riesgo a considerar.

Soluciones: Contar con un sistema de borrado remoto de datos, o de gestores documentales que modulen el acceso a las bases de datos y documentación de la empresa.

Seguridad móvil

Costes

Dotar a cada empleado de un tablet o un móvil de empresa (siempre que su perfil profesional así lo justifique) puede suponer un problema según la dimensión de la empresa, su provisión de fondos en caja y las proyecciones financieras. Si a eso hay que añadirle los costes de línea, consumo, Internet, etc. –que habrá que pagar en cualquier caso- la factura puede provocar indigestiones de tesorería o elevar los gastos de explotación. La solución fácil es que cada uno use su propio dispositivo.

Soluciones: Muchos teléfonos de última generación cuentan con la opción de instalar doble SIM, lo que minimiza costes para la empresa y permite al usuario establecer una separación virtual eficaz entre su actividad personal y profesional, haciendo convivir (aunque quizás no de manera perfecta) los  modelos BYOD y CYOD.

Productividad

La gestión del cambio tecnológico en las organizaciones puede ser un asunto espinoso según la magnitud del mismo y la composición/hábitos de la plantilla. BYOD facilita que los empleados entren en la nueva dinámica en sus propios términos, con un dispositivo que les es familiar. Por el contrario, CYOD puede traer aparejada una desafección hacia las nuevas mecánicas, bien por rechazo al dispositivo o por la falta de conocimiento sobre su uso.

Uno de los casos frecuentes es el de empleados con cierto grado de conocimiento tecnológico, para los que la solución propuesta por la empresa, en caso de que se les proporcione un dispositivo, resulte de inferior rendimiento (real o percibido) frente a la suya. Un ejemplo: el empleado que dispone de un portátil ligero, o un tablet, y prefiere usarlo frente al modelo más pesado y voluminoso, lento y antiguo que les ofrece la empresa. O el que está habituado al entorno iOS (Apple) y se le ofrece una solución Android.

Soluciones: Un desajuste, bien por complejidad o por rechazo al CYOD, puede derivar en una adopción incorrecta o menor a la deseada, con los consiguientes efectos para el negocio. Es conveniente evaluar cuidadosamente la cultura tecnológica de la plantilla y sus pripuestas de uso de dispositivo.

Movilidad en el trabajo

Aplicaciones

Más allá de las características base del dispositivo, es conveniente designar una serie de aplicaciones seguras y de uso común para toda la plantilla. Es decir, aquellas cuyos requisitos de instalación no pongan en peligro la confidencialidad de los datos, o que tengan compatibilidad con los requisitos dispuestos de la empresa para su operación. Por ejemplo, si la empresa usa un CRM determinado, la información determinante a los clientes debe manejarse en su correspondiente app, en lugar de otra que le sea más cómoda al usuario, por la razón que fuere. De otra forma, pueden producirse pérdidas o falta de sincronización de datos, susceptibles de causar un perjuicio al negocio.

Soluciones: La solución más fácil viene del modelo CYOD: el empleado dispone de una serie de apps determinadas idóneas para la operatividad de la empresa, y que evitan cualquier posible fuga de datos. No olvidemos que muchas aplicaciones “gratuitas” lo que hacen en realidad es recabar información sobre una variedad de aspectos importantes del usuario, lo que puede provocar un agujero de seguridad.Si se ha optado por un modelo BYOD, se recomienda al menos establecer una serie de apps de uso obligatorio para conducir los procesos de negocio y aconsejar sobre los parámetros y requisitos de aquellas apps que pudieran poner en riesgo la información del dispositivo.

¿Y el ganador es...? 

La solución óptima es lo que llamamos Mobile Device Management (MDM), la instalación de un software que permita garantizar la seguridad de los datos, la operatividad, y la prevención de cualquier riesgo. Quizás no sea la opción preferible para todas las empresas, pero en función de la sensibilidad de datos -en especial de clientes-, de la dimensión de la compañía y de otros factores, resulta conveniente instalar un software de este tipo (que, por supuesto, lleva aparejados unos costes). Hablaremos de ello en un próximo post.